Quelles sont les justificatifs à fournir ?

vous pouvez fournir des copies à intégrer à IMAG’IN à la fin de votre déclaration :

• Si vous déclarez un hébergement (facture)
• Si vous avez utilisé un transport en commun (tickets)

Quand une mission donne lieu à remboursement des frais de déplacement ?

Une mission donne lieu à remboursement des frais de déplacements si elle se déroule hors de votre résidence administrative et familiale.

Quelle est la période limite pour se faire rembourser ?

La période limite de demande de remboursement est de 4 ans (loi n°68-1250 du 31 décembre 1968).

DÉPART – ARRIVÉE/RETOUR

Déclaration des dates et heures

Votre heure de départ et d’arrivée s’entend temps de trajet compris. Vous indiquez à quelle heure vous êtes parti(e) pour votre mission et à quelle heure vous êtes rentré(e) de votre mission.

TRANSPORT

Automobile (remboursement sur la base km SNCF 2nde classe, de commune à commune)

Le lieu de départ est pré-rempli, vous indiquez votre lieu de mission et le nombre de trajets (1 aller-retour = 2 trajets).

Péage / Parking ?

Ces frais ne sont pas pris en charge sauf cas exceptionnel à soumettre avant le départ à votre gestionnaire DEC (ex : parking de la gare SNCF de Montceau/Le Creusot).

TRAIN 2nde classe ?

Puis-je prendre un billet de train 1ère classe ?

Les billets 1ère classe seront remboursés sur la base Km SNCF 2ème classe sauf si vous produisez une capture d’écran du site SNCF prouvant, pour ce trajet à cette date, que vous n’aviez pas le choix ou que vous avez bénéficié d’un tarif avantageux (vision des différents tarifs).

Le E-billet obtenu sur portable permet-il d’être remboursé du déplacement ?

Vous disposez de 48h pour l’imprimer, sinon vous pouvez produire une facture issue de l’application.

Suis-je remboursé de mes tickets de bus/tram ?

Vous devez fournir les originaux de vos tickets (pour les missions avant le 1er mars 2019) ou des copies (pour les missions à partir du 1er mars 2019) pour être remboursé. Le remboursement se fait sur la base d’un aller-retour par jour de mission.
En cas de support rechargeable, vous devez fournir la facturette émise suite au rechargement du support.

Puis-je utiliser d’autres moyens de transport (avion, location véhicule, ...) ?

Vous êtes libre d’utiliser le moyen de transport que vous souhaitez. Vous serez remboursé(e) sur la base Km SNCF 2ème classe sauf si vous êtes en mesure de prouver   que vous avez bénéficié d’un tarif plus avantageux.

Comment compléter ma déclaration en cas de mode de transport combiné (si j’ai pris ma voiture, puis le train, ...) ?

En cas de mode de transport combiné pour un aller ou un retour (exemple : voiture + train + autre transport en commun), vous renseignez autant de lignes de déplacement que de modes de transport pour votre déplacement en cliquant sur « Ajouter un déplacement ».

J’ai effectué plusieurs missions le même jour donnant lieu à des frais de déplacement différents

Tous les déplacements doivent être saisis sur la première mission de la journée. Ajoutez autant de lignes que vous avez effectué de déplacements en modifiant les lieux de départ et d’arrivée pour rendre compte de vos déplacements réels.

REPAS

Comment suis-je remboursé pour les déjeuners / dîners pris pendant ma mission ?

Le remboursement est forfaitaire, il n’est pas nécessaire de produire de justificatif.
Vous êtes remboursé sur la base du déjeuner administratif si votre mission a lieu dans un établissement administratif, scolaire ou universitaire qui dispose d’une restauration. Lorsque cette restauration n’existe pas ou n’est pas accessible (notamment le soir ou pendant les vacances scolaires), le remboursement est effectué sur la base du plein tarif. Le forfait varie selon si votre mission a lieu avant ou après le 20 septembre 2023.

Quelles sont les horaires ouvrant droit à remboursement de déjeuners / dîners ?

Vous devez vous trouver en mission (en dehors de votre commune de résidence administrative et familiale) pendant la totalité de la période comprise entre :

NUITÉES

Comment suis-je remboursé pour l’hébergement ?

Le remboursement est forfaitaire, sur production d’une facture comportant le nom du prestataire et son Siret, votre nom, la date du séjour, une mention attestant le paiement.

Le forfait varie selon si votre mission a lieu avant ou après le 20 septembre 2023 :   

* Grandes villes : les villes de plus de 200 000 habitants (Marseille, Lyon, Toulouse, Nice, Nantes, Strasbourg, Montpellier, Bordeaux, Lille et Rennes) et les communes de la métropole du grand Paris (décret n°2015-1212 du 30 septembre 2015 constatant le périmètre fixant le siège)

Quand ai-je droit à un remboursement de la nuitée ?

Si la mission vous oblige à être en dehors de votre résidence administrative ou familiale pendant la totalité de la période entre 0h00 et 05h00 du matin.

Puis-je partir la veille de ma mission ?

Si vous souhaitez partir la veille de votre mission (en raison du temps de trajet ou du manque de transports collectifs par exemple), vous devez en faire la demande préalable à votre gestionnaire DEC. En l’absence d’accord préalable, vous prenez le risque de ne pas être remboursé pour cette nuitée.

Ma mission dure plusieurs jours, puis-je dormir sur place ?

Vous devez en faire la demande préalable à votre gestionnaire DEC.  En l’absence d’accord préalable, vous prenez le risque de ne pas être remboursé.

Réservation via internet (Hotel.com, Booking.com, ...), comment produire une facture ?

Réservation auprès d’un prestataire particulier (chambre d’hôtes), comment assurer mon remboursement ?

Le prestataire doit avoir une activité officielle d’hébergement (il est préférable qu’il possède un n°Siret) et vous fournir une facture

Contrat de location établi par un particulier, comment assurer mon remboursement ?

Ce cas est possible si la location donne lieu à la délivrance de quittances de paiement à votre nom.

Réservation d’un logement à plusieurs, comment faire en sorte que chacun soit remboursé ?

Chaque occupant doit produire une facture à son seul nom attestant du paiement d’une partie du montant total pour qu’il puisse bénéficier du remboursement forfaitaire. Le site AirBNB propose l’option de partage au moment de saisir vos informations de paiement.

Le site AirBNB propose l’option de partage au moment de saisir vos informations de paiement.

Comment demander l’avance de mes billets de train et / ou de mes nuitées d’hôtel ?

Le rectorat peut avancer vos billets de train si vous êtes amené(e) à vous déplacer en dehors de votre lieu de résidence personnelle ou administrative. Il est également possible d'avancer les nuitées prises en hôtel dans la limite des disponibilités du marché national.

Pour en bénéficier, et au moins 10 jours avant la tenue de la mission,  vous devez compléter la fiche de demande de billet de train/hôtel accompagnée de votre convocation et la retourner à l’adresse ce.dec@ac-dijon.fr

Après traitement de votre demande, vous recevrez directement sur votre boîte mail vos billets de train et / ou votre bon d’échange à présenter à la réception lors de votre arrivée à l’hôtel.

Pour faciliter l'échange de vos billets, nous vous conseillons de télécharger les applications :
- Oui SNCF pour les billets Seconde
- TGV Pro pour les billets Pro seconde

 

Votre question n’est pas dans cette FAQ ?
Dans ce cas, vous pouvez contacter le gestionnaire de la division des examens et concours émetteur de votre convocation (dans le timbre en haut à gauche de la convocation).